임금명세서 작성 방법

2021년 11월 19일부터 사용자가 근로자에게 임금을 줄 때, 임금의 구성항목 및 계산방법, 공제내역 등을 적은 임금명세서를 함께 주어야 합니다.

일부 사업장에서는 근로자에게 임금명세서를 주지 않거나 임금총액만 알려주는 경우가 더러 있어 근로자가 임금내역 등을 확인하기 어려워 임금체불 관련 피해와 분쟁이 길어지고 있습니다.

이에 사용자와 근로자가 임금에 대한 정보를 정확히 주고받고, 임금체불이 발생할 경우 사용자와 근로자 간 액수 등에 대한 다툼의 소지를 줄일 수 있도록, 임금명세서 교부를 의무화하는 내용으로 ｢근로기준법｣이 개정이 되었으며, 11월 19일부터 시행합니다.

5인 미만 사업장도 임금명세서를 근로자에게 교부해야 합니다.

임금명세서 교부 의무화

2021년 11월 19일부터 사용자는 임금을 지급하는 때에 근로자에게 임금명세서를 교부해야 합니다.

① 사용자는 근로자에게 임금을 지급하는 때에 임금명세서를 주어야 합니다.

② 임금명세서에는 임금의 구성항목, 계산방법, 공제내역 등 대통령령으로 정하는 사항을 기재해야 합니다.

③ 임금명세서는 서면 또는 전자문서법에 따른 전자문서로 교부하여야 합니다.

임금명세서 교부 시기

사용자는 근로자에게 임금을 지급하는 때에 임금명세서를 주어야 합니다.

일용근로자 등 1개월 미만 근로계약을 체결한 경우에는 근로계약서에서 정한 임금지급일에 임금명세서를 주어야 합니다.

정기지급일 이전에 퇴직한 근로자에 대해서는 사유발생일로부터 14일 이내에 금품을 청산하여야 하므로, 금품을 청산할 때 관련 내역을 작성하여 교부해야 합니다.

임금명세서 의무 위반시 제재

임금명세서 교부 의무를 위반한 사용자에게는 500만원 이하의 과태료가 부과됩니다. 위반행위 및 횟수에 따른 과태료 부과기준을 두고 있으며, 임금명세서 교부 의무 위반 근로자 1명 기준으로 과태료가 부과됩니다.

임금명세서 필수 기재사항

필수 기재사항으로 임금의 구성항목, 계산방법, 공제내역과 근로자 특정 정보, 임금지급일, 임금총액 등을 필수적으로 기재해야 합니다.

① 성명, 생년월일, 사원번호 등 근로자 정보

② 임금지급일

③ 임금 총액

④ 임금의 구성항목별 금액
기본급과 각종수당(연장, 야간, 휴일근로수당, 가족수당, 식대, 직책수당 등), 상여금, 성과금 등 임금을 구성하는 모든 항목을 포함해야 하며, 그 금액도 기재해야 합니다.

⑤ 임금의 구성항목별 계산방법
임금의 구성항목별 금액이 어떻게 산출되었는지 산출식 또는 산출방법을 작성하되, 근로자가 바로 알 수 있도록 구체적인 수치가 포함된 산출식을 적거나 지급요건을 기재해야 합니다.

⑥ 공제 항목별 금액과 총액 등 공제내역
임금의 일부를 공제한 경우 그 항목과 금액을 기재해야 합니다. 예) 근로소득세, 사회보험료 근로자부담분, 노동조합 조합비 등

임금명세서 교부 방식

- 서면 또는 전자문서로 교부가 가능합니다.

① 직접 서면
② 이메일
③ 휴대전화 문자메시지(SMS, MMS)
④ 카카오톡 등 메신저

1) 카카오톡이나 문자로 임금명세서를 교부해도 되나요?
- 카카오톡이나 문자로 임금명세서를 교부하는 것도 가능합니다. 임금명세서는 PC, 스마트폰 등을 활용하여 작성한 후, 이메일, 카카오톡 등 각종 전자적 방법을 이용하여 근로자에게 전송할 수 있습니다.

2) 이메일로 임금명세서를 발송하는 경우 교부의무를 이행하였다고 볼 수 있는 시점은 언제인가요? 발송만으로 교부 의무를 다하는 것인지, 수신을 확인해야 하는 것인지요?
- 사용자가 이메일로 임금명세서를 발송한 경우, ‘발송된 때’를 임금명세서를 교부한 것으로 볼 수 있습니다. 다만, 메일이 반송처리되는 경우 등은 발송으로 보기 어려우니 이에 대한 확인이 필요합니다.

3) 사내 인트라넷을 통해 임금명세서를 교부하고 있는데, 출력할 수 있어야만 교부로 볼 수 있나요?
- 사용자가 사내 전산망의 정보처리시스템을 통해 임금명세서를 올리고, 근로자가 개별적으로 부여받은 아이디로 로그인하여 자유롭게 열람하고 출력할 수 있다면 임금명세서를 교부한 것으로 볼 수 있습니다.

임금명세서 작성방법 예시

1. 문자, 카카오톡 등을 통해 임금명세서를 교부하는 경우

➊ 수당, 공제내역 없는 시급제인 경우 (1주 소정근로시간이 15시간 미만인 초단시간근로자)

예시1) < 임금명세서 >
이름 : 홍길동
임금지급일 : 2021년 11월 25일
임금총액 : 48만원
계산방법 : 48시간x10,000원=480,000원

예시2) < 임금명세서 >
홍길동님께 2021년 11월25일에 총 48만원을 지급하였습니다. 2021년 11월 총 근로시간 48시간에 대해 시간당 1만원을 지급하였습니다.

➋ 수당, 공제내역 없는 시급제인 경우 (주 20시간 초단시간근로자)

< 예시1) 임금명세서 >
이름: 홍길동
임금지급일 : 2021.11.25.
임금총액 : 1,045,000원
계산방법 : 104.5시간(주휴시간 17.5시간 포함) x 10,000원=1,045,000원

< 예시2) 임금명세서 >
이름 : 홍길동
임금지급일 : 2021.11.25.
임금총액 : 1,045,000원
계산방법 :
(기본급) 87시간x10,000원=870,000원
(주휴수당)17.5시간x10,000원=175,000원

< 예시3) 임금명세서 >
홍길동 님께 2021.11.25.에 총 1,045,000원을
지급하였습니다. 2021.11월, 근로시간 87시간 및 주휴
17.5시간에 대해 각각 시간당 1만원을 지급하였습니다.

➌ 일용근로자의 경우 (공제내역이 없는 경우)

< 예시1) 임금명세서 >
이름: 홍길동
임금지급일: 2021.11.25.
임금총액: 80,000원(일급)

< 예시2) 임금명세서 >
이름: 홍길동
임금지급일: 2021.11.25.
임금총액: 110,000원
(일급) 80,000원
(연장근로) 2시간x10,000원x1.5=30,000원

< 예시3) 임금명세서 >
이름: 홍길동
임금지급일: 2021.11.25.
임금총액: 100,000원(1공수)

< 예시4) 임금명세서 >
이름: 홍길동
임금지급일: 2021.11.25.
임금총액: 150,000원(100,000원x1.5공수)

➍ 수당 및 공제내역이 있는 시급제인 경우

< 임금명세서 >
이름 : 홍길동
임금지급일 : 2021.11.25.
임금총액 : 2,190,000원
지급액
(기본급) 2,090,000원(주휴포함 209시간x10,000원)
(식대) 100,000원

공제액
(근로소득세) 24,660원
(국민연금) 94,050원
(건강보험) 71,680원
(장기요양보험) 8,250원
(고용보험) 16,720원
실지급액 : 1,974,640원

2. 서면 및 이메일, 문서를 통해 임금명세서를 교부하는 경우

➊ 수당, 공제내역 없는 시급, 일급제인 경우

➋ 수당, 공제내역 있는 시급, 일급제인 경우
- 지급내역, 공제내역을 구분하고, 계산방법을 하단에 별도로 작성하거나, 계산방법을 임금의 구성항목별 금액 바로 아래에 표기하는 작성한다.

➌ 수당 및 공제내역이 있는 월급제인 경우

임금명세서 항목 설명

① 임금 항목과 지급액
- 임금을 구성하고 있는 모든 항목에 대해 기재한다.
- 기본급, 연장근로수당, 가족수당, 식대, 직책수당 등 매월 정기적으로 지급하는 항목을 기재한다.
- 명절상여금, 성과금 등 격월 또는 부정기적으로 지급하는 항목이 있는 경우에도 해당 항목 모두 작성한다.
- 매월 지급되는 항목과 격월, 부정기적으로 지급하는 항목을 구분하여 작성한다.

② 공제 항목과 공제액
- 임금의 일부를 공제한 경우 그 항목과 금액을 기재한다.
- 예) 근로소득세, 4대 보험료, 조합비 등
- 공제 항목과 항목별 금액만 기재하면 되며, 근로소득세 세율, 사회보험의 보험요율에 대해서는 관련 법률에서 규정하고 있으므로 그 계산방법을 기재하지 않더라도 무방하다.

③ 계산 방법
- 임금의 구성항목별 금액이 어떻게 산출되었는지 산출식 또는 산출방법을 작성한다. 근로자가 바로 알 수 있도록 구체적인 수치를 포함한 산출식을 적는다.

예) 연장근로수당 288,000원 = 16시간 X 12,000원 X 1.5

- 임금 구성항목별 계산방법은 임금명세서에 별도로 작성란을 마련하여 기재할 수도 있고, 해당 임금항목란에서 그 계산방법을 기재하더라도 무방하다.

- 임금명세서 일괄 작성 등 편의를 위해 취업규칙이나 근로계약서 등에 기재된 기본적인 계산방법을 공통적으로 기재하고, 계산에 필요한 정보를 별도로 기재하는 것도 가능하다.

- 모든 임금 항목에 대한 산출식 또는 산출방법을 기재할 필요는 없으며 출근일수, 시간 등에 따라 금액이 달라지는 항목에 대해서만 계산방법을 작성한다.

- 정액으로 지급되는 임금 항목은 계산방법을 작성하지 않아도 된다.
예) 매월 10만원씩 고정적으로 지급되는 식대는 계산방법을 별도로 기재할 필요가 없으나, 근로일수에 따라 일당 7000원씩 지급되는 식대의 경우 계산방법에 18일(근로일수)x7000원과 같이 작성한다.

- 연장, 야간, 휴일 근로를 하는 경우 추가된 근로시간에 대한 임금 이외에 가산수당이 발생하므로 실제 연장, 야간, 휴일 근로시간 수를 포함하여 계산방법을 작성한다.

예시) 연장근로수당 288,000원 = 16시간 X 12,000원 X 1.5

- 가족수당의 경우 가족수에 따라 지급금액이 달라진다면 계산방법에 가족 수 및 각각의 금액 등을 기재하는 것이 바람직하다.

예시) ① 부양가족 1인당 2만원, ② 배우자 4만원, 직계존비속 2만원 등

다만, 취업규칙이나 근로계약서에 특정 임금항목에 대한 지급요건이 규정되어 있는 경우에는 임금명세서에 이를 기재하지 않더라도 무방하다.

④ 연장근로시간수 : 해당 월의 실제 근로한 연장근로시간 수를 기재한다.

- 상시 5인 이상 사업장의 경우 통상임금의 50%를 가산하여 근로자에게 지급한다. (연장근로 관련 총지급액: 통상임금의 150%)

- 상시 5인 미만 사업장 및 농수축산업의 경우 해당 근로시간에 따른 통상 임금의 100%를 지급하더라도 법 위반은 아니다.

⑤ 야간근로시간 수
- 오후 10시부터 다음날 오전 6시 사이에 근로를 한 경우 해당 근로시간을 기재한다. (상시 5인 이상 사업장의 경우 통상임금의 50%를 가산하여 지급한다.)

⑤ 휴일근로시간 수 : 휴일에 근로한 시간 수를 기재한다.
- 상시 5인 이상 사업장의 경우 하루 8시간 이내 휴일근로는 통상임금의 50%를 가산하며, 8시간을 초과한 휴일근로는 통상임금의 100%를 가산하여 지급한다. (휴일근로 관련 총지급액: 통상임금의 150% 또는 200%)

임금명세서 작성 프로그램

고용노동부 홈페이지 : 임금명세서 작성 프로그램

임금명세서 교부에 대한 사용자의 인사노무관리의 부담을 완화하기 위해 손쉽게 전자적 형태의 임금명세서를 작성할 수 있도록, 고용노동부 홈페이지를 통해 ‘임금명세서 작성 프로그램’을 무료로 보급하고 있습니다.

PC 홈페이지를 통해 간편하게 ‘개별작성’과 ‘일괄작성’ 2가지 버전으로 임금명세서 작성이 가능하며, 모바일 홈페이지를 통해서도 간단한 형태의 임금명세서 작성이 가능합니다.